POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos, principios, procedimientos y controles para el tratamiento adecuado de los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados y suprimidos por Gesvalt Latam, garantizando el cumplimiento de la normativa colombiana vigente, la protección del derecho fundamental de habeas data y la mitigación de riesgos asociados al uso indebido de la información, incluyendo aquellos relacionados con el Sistema de Régimen de Medidas Mínimas y el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT).

2. ALCANCE

La presente política aplica a:

  • Todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por Gesvalt Latam.
  • Todos los procesos internos, sistemas de información, canales físicos y digitales.
  • Todos los colaboradores, directivos, contratistas, proveedores y terceros que tengan acceso a datos personales.
  • Titulares de datos: empleados, clientes, proveedores, accionistas, aliados, usuarios y terceros vinculados.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

  • Razón social: Gesvalt Latam
  • Actividad: Consultoría y valorización de activos (inmobiliarios, mobiliarios, industriales, maquinaria, equipo e intangibles).
  • Sede principal: Sabaneta, Colombia
  • Cobertura: Nacional e internacional
  • Datos de contacto:

4. MARCO NORMATIVO

  • Constitución Política de Colombia (Art. 15)
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto 1377 de 2013
  • Ley 1266 de 2008
  • Ley 1273 de 2009 (delitos informáticos)
  • Decreto 1074 de 2015
  • Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio
  • Normativa SAGRILAFT (Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades – Cap. X)
  • Norma ISO 27001/2022

5. DEFINICIONES

  • Dato personal: Información que identifica o hace identificable a una persona natural.
  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular (salud, biometría, ideología, etc.).
  • Tratamiento: Operaciones sobre datos personales.
  • Titular: Persona natural dueña de los datos.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. en los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable de los datos personales.
  • Transferencia nacional: ocurre cuando el responsable del tratamiento comparte datos personales con otro responsable ubicado en Colombia. Esta operación debe estar amparada por la autorización del titular o por una de las excepciones legales.
  • Transferencia internacional: ocurre cuando los datos se envían a un responsable ubicado en otro país. En este caso, además de las reglas generales, deben cumplirse las condiciones sobre países con niveles adecuados de protección o las excepciones previstas por la ley.
  • Transmisión nacional o internacional: se presenta cuando un Encargado trata los datos por cuenta del responsable. Debe existir un contrato de transmisión de datos personales con las obligaciones establecidas en la normativa, sin importar si el Encargado está en Colombia o en el exterior.
  • Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
  • Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

6. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO

Gesvalt Latam aplicará los principios de: Legalidad, Finalidad, Libertad, Transparencia, Veracidad, Seguridad, Confidencialidad, Acceso restringido, Temporalidad


7. TRATAMIENTO

Gesvalt Latam, actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores. Se realiza tratamiento de datos para:

  • Gestión laboral
  • Ejecución contractual
  • Relación con clientes y proveedores
  • Procesos comerciales
  • Cumplimiento legal
  • Análisis y mejora de servicios

8. FINALIDAD

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de Gesvalt Latam con las siguientes finalidades:

  1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.
  2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores y beneficiarios del servicio de salud.
  3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas.
  4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de peticiones, quejas y reclamos (PQR’S) por parte del área comercial, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados, entre otros.
  5. Para la interacción con sus contratistas, para la verificación de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por Gesvalt Latam, entre otros.
  6. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por Gesvalt Latam, entre otros.
  7. Para la verificación de saldos de sus acreedores.
  8. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
  9. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
  10. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
  11. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  12. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, contratistas, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Gesvalt Latam, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  1. Conocer los datos personales sobre los cuales Gesvalt Latam está realizando el tratamiento. de igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Gesvalt Latam para el tratamiento de sus datos personales.
  3. Ser informado por Gesvalt Latam, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  5. Solicitar a Gesvalt Latam la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo. no obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular Gesvalt Latam, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Gesvalt Latam.
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

10. AUTORIZACIÓN

Gesvalt Latam debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.

  1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el titular, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.
  2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el titular manifieste su voluntad de autorizar que Gesvalt Latam realice el tratamiento de sus datos personales.

Esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través del mecanismo puesto a disposición por Gesvalt Latam, tal como el diligenciamiento del formato de autorización de consulta de antecedentes.

IMPORTANTE: En ningún caso Gesvalt Latam asimilará el silencio del titular a una conducta inequívoca. Es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

  1. Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
    • Los datos personales que serán recolectados.
    • La identificación y datos de contacto del responsable y del encargado del tratamiento.
    • Las finalidades específicas del tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los datos personales.
    • Cuáles son los derechos que tiene como titular de los datos personales; para el efecto ver el numeral 6 de esta política.
    • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

Medios para otorgar la Autorización:

Gesvalt Latam obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de texto, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por Gesvalt Latam de manera previa al tratamiento de los datos personales.


11. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

  • Área responsable: Sistemas Integrados de Gestión / Cumplimiento
  • Oficial de cumplimiento (cuando aplique SAGRILAFT)

12. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
  • Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6º de la ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Gesvalt Latam deberá:

  • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  • Informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.


13. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Gesvalt Latam sólo realizará el tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de datos personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, Gesvalt Latam deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.


14. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por Gesvalt Latam, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

14.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Gesvalt Latam, a través de los medios indicados más adelante:

  • Información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a GESVALT LATAM para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por Gesvalt Latam a sus datos personales.

Gesvalt Latam ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de estas:

  • Comunicación dirigida a Gesvalt Latam la cual está ubicada en el Municipio de Sabaneta en la Cr 48 no 50 sur 128 of 9023 etapa 2
  • Solicitud presentada al correo electrónico: notificaciones@gesvalt.com.co
  • Atención y respuesta por parte de Gesvalt Latam: Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Gesvalt Latam, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

  • La corrección o actualización de la información.
  • La supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de estos.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Gesvalt Latam deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a al Departamento encargado en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


15. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se accedan o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de Gesvalt Latam, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de Gesvalt Latam tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.


16. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Gesvalt Latam, en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de se limita a disponer de los medios adecuados para este fin, no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de Gesvalt Latam y sus Encargados.

Gesvalt Latam exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.


17. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

La sociedad podrá transferir o transmitir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus actividades, la prestación de servicios, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales o para las demás finalidades autorizadas por el Titular.

Las transferencias de datos personales se realizarán de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen o sustituyan. Cuando la transferencia tenga carácter internacional, se verificará el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, incluyendo aquellos relacionados con los niveles adecuados de protección de datos o las excepciones previstas en la legislación colombiana.

Cuando el tratamiento sea realizado por un tercero en calidad de Encargado, ya sea en Colombia o en el exterior, la sociedad suscribirá los contratos de transmisión de datos personales que correspondan, estableciendo las obligaciones, medidas de seguridad y condiciones exigidas por la normativa vigente.

La sociedad podrá revelar datos personales a autoridades administrativas o judiciales competentes cuando exista un deber legal o una orden debidamente emitida por la autoridad competente, así como en los demás casos autorizados por la ley.

Corresponderá a la Dirección General aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta norma. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.


18. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La protección de datos de carácter personal en Gesvalt Latam estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.

  • Consentimiento informado o principio de Libertad. El tratamiento de datos personales al interior de Gesvalt Latam, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados si autorización del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.
  • Legalidad. El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.
  • Finalidad del Dato. El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.
  • Calidad o veracidad del dato. Los datos de carácter personal recolectados por Gesvalt Latam deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
  • Transparencia. En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  • Pertinencia del dato. En la recolección de los datos personales por parte de Gesvalt Latam se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
  • Acceso y Circulación Restringida. Los datos personales que recolecte o trate Gesvalt Latam serán usados por esta sociedad solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros. Los datos personales bajo custodia no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.
  • Temporalidad del dato. Agotada la finalidad para la cual fue recolectada y/o tratado el dato personal, Gesvalt Latam deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante
  • Seguridad del Dato. Gesvalt Latam, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. Conforme la clasificación de los datos personales implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad. Gesvalt Latam y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. Gesvalt Latam implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
  • Deber de Información. Gesvalt Latam Informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
  • Protección especial de datos sensibles. Gesvalt Latam no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal.

19. PROHIBICIONES.

En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento. Gesvalt Latam prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de Gesvalt Latam.

  • Primero. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de Gesvalt Latam será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
  • Segundo. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con Gesvalt Latam será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar. Protegida a través de las medidas de seguridad altas. En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a Gesvalt Latam como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor. Gesvalt Latam prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de Gesvalt Latam y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
  • Tercero. Gesvalt Latam prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas por Gesvalt Latam para estos fines. Los datos sensibles que se identifiquen serán informados al titular de estos, con el fin de este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, Gesvalt Latam procederá a eliminarlos de manera segura.
  • Cuarta. Gesvalt Latam prohíbe a los destinatarios de esta norma cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de Gesvalt Latam, según el caso.
  • Quinto. Gesvalt Latam prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

20. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES

Gesvalt Latam comunica a los destinatarios de esta norma el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

  1. “ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
  2. Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
  3. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  4. Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.”

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la a la gerencia de Gesvalt Latam, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capitulo 3 de la ley 1581 de 2012 antes descritas.

Como consecuencia de los riesgos que asume Gesvalt Latam bien en calidad de responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta norma por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y dará lugar a la terminación del contrato respectivo sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.


21. INTEGRACIÓN CON EL SISTEMA DE RÉGIMEN DE MEDIDAS MÍNIMAS Y EL SISTEMA DE SAGRILAFT

Gesvalt Latam incorpora dentro del tratamiento de datos personales, consultando a través de la página TusDatos:

  • Verificación en listas restrictivas (ONU, OFAC, etc.)
  • Debida diligencia de clientes y proveedores
  • Monitoreo de operaciones
  • Conservación de información para fines de prevención LA/FT
  • Reportes a autoridades cuando sea requerido

El tratamiento de datos en este contexto se realizará bajo principios de legalidad, proporcionalidad y finalidad.


22. VIGENCIA

La presente política rige a partir de su aprobación y reemplaza versiones anteriores.